Jak wystawić fakturę VAT sprzedaży?

Prowadząc działalność gospodarczą, sprzedajemy towary oraz usługi na rzecz innych przedsiębiorców lub podmiotów np. spółki, w związku z tym mamy obowiązek udokumentować to zdarzenie gospodarcze odpowiednim dokumentem. Najczęściej wystawianym dokumentem potwierdzającym zaistnienie danej transakcji jest właśnie faktura VAT. Przeczytaj i zobacz jak prawidłowo wystawić ten dokument.

W jakim terminie mamy obowiązek wystawić fakturę VAT?

Przepisy ściśle określają w jakim terminie ma zostać wystawiona faktura VAT (przepisy dotyczą przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT oraz tych zwolnionych).  Według zasady ogólnej fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po powstaniu obowiązku podatkowego (czyli np. wydanie nabywcy towarów, otrzymanie zapłaty przed wystawieniem faktury, bądź wykonanie usługi).

Przykład

Firma XYZ wykonała usługę sprzątania powierzchni biurowej dnia 25.10.20XX. Obowiązek podatkowy powstał zatem w dniu wykonania usługi, a zatem podatnik ma czas wystawić fakturę do 15 dnia miesiąca następującego po powstaniu obowiązku podatkowego, czyli najpóźniej do dnia 15.11.20XX.

Pamiętaj! Jeśli podatnik w omawianym przykładzie wystawi fakturę w dacie innej niż wykonania usługi – do czego ma pełne prawo to na fakturze powinny znaleźć się dwie daty:

1) data wystawienia faktury np. 12.11.20XX

2) data sprzedaży/wykonania usługi 25.10.20XX.

Od wspomnianej ogólnej zasady występują wyjątki:

  • w przypadku usług budowlanych fakturę powinniśmy wystawić najpóźniej do 30 dnia licząc od dnia wykonania usługi,
  • dostawy książek drukowanych – fakturę wystawia się do 60 dnia od wydania towarów,
  • dokonywania czynności polegających na drukowaniu m. in książek – wystawia się do 90 dni od dnia wykonania czynności,
  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 – fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności

Co powinna zawierać wystawiana faktura VAT sprzedaży u VATOWCA?

Przepisy, a dokładniej art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje mam jakie elementy powinna zawierać faktura VAT.

Jest to przede wszystkim:

  • data wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (NIP)
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawka podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwota należności ogółem;

Dodatkowe oznaczenia na fakturze sprzedaży.

Artykuł 106e ustawy o podatku od towarów i usług również nakłada obowiązek zawarcia na fakturze dodatkowych adnotacji w określonych przypadkach, a mianowicie:

  • w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

– do faktury dodajemy wyrazy „metoda kasowa”;

  • wyraz „samofakturowanie” w przypadku kiedy nabywca towarów bądź usług wystawia w imieniu dostawcy (sprzedawcy) fakturę, pod warunkiem że, ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
  • w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”
  • w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania
  • w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

  • w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku
  • w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych,

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, oraz statków powietrznych,

Co powinna zawierać wystawiana faktura u podatnika zwolnionego z VAT?

Za sprawą nowelizacji przepisów, od 1 stycznia 2014 roku podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają faktury bez VAT.

Faktura którą wystawia podatnik zwolniony z VAT powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • datę powstania obowiązku podatkowego, jeżeli jest inny niż data wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer NIP podatnika i nabywcy
  • numer kolejny,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • adnotację, która zawiera podstawę prawną na podstawie której podatnik korzysta ze zwolnienia VAT. W przypadku zwolnienia VAT podmiotowego, czyli do 200 000 zł taka adnotacja nie jest obowiązkowa.

Podsumowanie

Należy mieć na uwadze, że powyższe wskazania dotyczą faktury wystawianej dla polskiego nabywcy. W przypadku faktury wystawianej dla zagranicznego kontrahenta w ustawie zawarte są dodatkowe wymagania np. stosowanie adnotacji odwrotne obciążenie – reverse charge. Również należy mieć na uwadze szczególne przypadki, które zostały wymienione w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, takich jak obowiązek użycia adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” w przypadku gdy wartość faktury brutto przekracza 15 000 zł i przynajmniej jeden z towarów zawartych na fakturze znajduję się w załączniku nr 15 do ustawy VAT.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco

Umów się na konsultację w sprawie współpracy

Współpraca ze mną to wsparcie w dziedzinie księgowości i zaangażowanie, które pomoże Ci skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Prowadzę księgowość w Rzeszowie i zdalnie! Wypełnij formularz a oddzwonię i udzielę Ci bezpłatnej konsultacji!

Opinie o współpracy