Zwrot towaru, reklamacja towaru lub usługi – co zrobić?

Prowadząc działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych za pomocą kasy fiskalnej zdarzają się sytuację, w których klient zwraca towar lub reklamuje towar lub usługę, które u nas kupił. Co zrobić w takiej sytuacji, aby prawidłowo udokumentować zwrot towaru / usługi w ewidencjach podatkowych i móc obniżyć podstawę opodatkowania?

Popełniłeś błąd podczas wystawiania paragonu w kasie fiskalnej i nie wiesz co zrobić? – kliknij i przeczytaj artykuł.

Ewidencja zwrotu towarów

W przypadku zwrotu towaru, reklamacji towaru lub usługi przez kupującego, aby móc prawidłowo udokumentować to zdarzenie gospodarcze i uzyskać prawo do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku dochodowym (PIT) i  podatku od towarów i usług (VAT) – jeżeli jesteś podatnikiem VAT czynnym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r w sprawie kas rejestrujących, a dokładniej § 3 ust. 3 nakazuje nam stworzyć osobną ewidencję, w której musimy prawidłowo opisać i udokumentować zwrot.

Ewidencja zwrotu towarów powinna zwierać:

  1. datę sprzedaży;
  2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
  3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
  4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
  5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
  6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
  7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Warto zwrócić uwagę na to, że przepisy nie określają i nie nakazują jak powinna wyglądać omawiana ewidencja, zatem musimy ją stworzyć sami i pamiętać, aby zawierała wszystkie podane wyżej dane.

Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży

Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych za pomocą kasy fiskalnej obowiązuje nas Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r w sprawie kas rejestrujących. § 6. ust 1 tego rozporządzenia mówi nam, że podatnik wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

W takiej sytuacji dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny. Jest to dokument najbardziej wiarygodny i niepodważalny, gdyż zawiera dane pozwalające na identyfikację towaru, sprzedawcy, daty, godziny, wartości sprzedaży, podatku należnego itp.

Jednak w praktyce gospodarczej zdarza się niejednokrotnie, że nabywca zgubił paragon fiskalny. Co w takiej sytuacji zrobić?

6. ust. 3. pkt. 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r w sprawie kas rejestrujących mówi nam że w przypadku zwrotu towaru sprzedawca powinien dysponować dokumentem potwierdzającym sprzedaż.

Paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem, który w rzeczywistości stwierdza nabycie przez kupującego towarów i usług, a zatem analogicznie możliwe jest dokonanie zwrotu towarów bądź reklamacji towarów lub usług w oparciu o inne dokumenty, które jednoznacznie i bez żadnych wątpliwości dokumentują sprzedaż na rzecz nabywcy określonego towaru lub usługi. Paragon fiskalny jest najbardziej wiarygodnym i podstawowych dokumentów sprzedaży ale nie jedynym, dlatego też kiedy sprzedawca zdecyduję się ująć w ewidencji zwrotu towarów inny dokument sprzedaży niż paragon fiskalny ciężar dowodowy znajduję się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt, że zwracany towar został kupiony właśnie u niego.

Dopuszczalne jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego innym dokumentem. Może to być np.:

  • dowód zapłaty kartą kredytową czy płatniczą,
  • dowód przelewu na konto sprzedawcy,
  • wyciąg z rachunku bankowego,
  • potwierdzenie zawarcia umowy sprzedaży przesłane za pomocą poczty e-mail,

Pamiętaj, jednak że z wyżej wymienionych przykładów musi jednoznacznie wynikać fakt, że dany towar został zakupiony u Ciebie, w innym wypadku podczas kontroli dane zdarzenie gospodarcze może być zakwestionowane przez kontrolującego.

Protokół zwrotu towarów

Protokół zwrotu towarów jest nierozłącznym elementem ewidencji zwrotu towarów. Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę.

Protokół powinien zawierać:

  • numer protokołu;
  • dane obu stron transakcji;
  • nazwę towaru;
  • numer paragonu lub innego dokumentu potwierdzającego sprzedaż;
  • przyczynę zwrotu;
  • informację wskazującą, czy sprzedawca przyjął zwrot.

Ustawodawca, również w przypadku protokołu nie opisał jak ma wyglądać i co zawierać protokół zwrotu sprzedaży. Wyżej wymienione podpunkty wynikają z przyjętych zasad praktyki gospodarczej.

Podsumowanie

Podsumowując, w przypadku gdy klient zwraca towar, reklamuje towar lub usługę, dane zdarzenie gospodarcze musimy udokumentować w stworzonej przez nas ewidencji zwrotu towarów, reklamacji towarów lub usług, i posiadać wszystkie dokumenty wskazane w danej ewidencji. Następnie na podstawie tak sporządzonej ewidencji dokonujemy korekty podatku dochodowego (PIT) oraz (gdy jesteśmy czynnym podatnikiem podatku VAT) podatku od towarów i usług (VAT). Korekty tej dokonujemy w ostatnim dniu miesiąca, w którym doszło do zwrotu lub reklamacji. 

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco

Umów się na konsultację w sprawie współpracy

Współpraca ze mną to wsparcie w dziedzinie księgowości i zaangażowanie, które pomoże Ci skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Prowadzę księgowość w Rzeszowie i zdalnie! Wypełnij formularz a oddzwonię i udzielę Ci bezpłatnej konsultacji!

Opinie o współpracy