Przejdź do treści 
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to cyfrowe rozwiązanie, które zmieni sposób wystawiania faktur w Polsce. Jeśli prowadzisz firmę, już wkrótce będziesz musiał wysyłać faktury elektronicznie przez rządowy system zamiast tradycyjnych faktur papierowych. E-faktura w systemie KSeF ma specjalny format xml, który komputer może automatycznie odczytać i przetworzyć. System został stworzony przez Ministerstwo Finansów, żeby uprościć rozliczanie podatków i zmniejszyć biurokrację. Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w 2026 roku, więc każdy przedsiębiorca powinien się do tego przygotować.
KSEF co to za system? – Wyjaśnienie dla każdego
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to po prostu rządowa strona internetowa, przez którą będziesz wysyłać faktury swoim klientom. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w temacie krajowego systemu e-faktur. Zamiast drukować faktury i wysyłać je pocztą, wszystko będzie się działo online.
Różnica między normalną, a e-fakturą w KSeF jest taka, że e-faktura ma ściśle określoną strukturę. Podatnik może wystawiać je na dwa sposoby – przez bezpłatną aplikację rządową lub kupując odpowiedni program komercyjny. Darmowa aplikacja podatnika KSeF wystarczy większości małych firm. Każda faktura, którą wyślesz, dostanie unikalny numer identyfikacyjny – to jak numer seryjny, żeby system wiedział, która to faktura.
Co to KSeF i jak z niego korzystać? Przedsiębiorca może wystawiać e-fakturę wypełniając wszystkie potrzebne informacje na stronie systemu. Program automatycznie sprawdza, czy wpisałeś poprawny NIP klienta i czy dobrze naliczył VAT.
KSEF co to oznacza dla przedsiębiorców? – Kiedy będzie obowiązkowy
Dobra wiadomość jest taka, że system KSeF stanie się obowiązkowy dopiero w 2026 roku. Masz więc jeszcze sporo czasu na przygotowania. Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzony został krajowy system e-faktur jako rozwiązanie dobrowolne – możesz już teraz spróbować, jak to działa. Podatnik sam decyduje, czy chce wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy zostać przy starym sposobie.
Zgodnie aktualnym stanem prawnym wprowadzenie KSeF zostanie podzielone na dwa etapy:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. To znaczy, że Unia Europejska pozwoliła nam wprowadzić swoje własne zasady fakturowania elektronicznego. Obowiązkowy system wejdzie w życie etapami – najpierw dla większych firm, potem dla wszystkich. KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymogami ustawy o VAT.
Są jednak wyjątki od obowiązku. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, który nie ma na terytorium Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, będzie zwolniony z obowiązku. Również transakcje, których wartość przekracza 10 000 zł brutto, mogą mieć specjalne zasady.
E-faktura ustrukturyzowana – jak system się rozwija
System KSeF cały czas się rozwija i ulepsza, żeby był coraz wygodniejszy w użyciu. Na początku rząd stworzył pierwszą wersję szablonu faktury elektronicznej, potem zrobił drugą, lepszą wersję, którą używamy teraz. W 2026 roku pojawi się trzecia wersja – każda kolejna jest bardziej dopracowana i ma więcej możliwości.
KSEF co to daje firmom? – Jakie są korzyści z KSeF
Korzyści z KSeF są naprawdę spore dla każdego przedsiębiorcy. Najważniejsza to szybszy zwrot podatku VAT – gdy system automatycznie sprawdzi Twoje faktury, urząd skarbowy szybciej odda Ci nadpłacony podatek. System umożliwia także automatyczne księgowanie, co znaczy mniej pracy dla księgowej i mniej błędów. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, sprawdź nasze usługi księgowości JDG.
Podatnik może fakturować elektroniczne za darmo, używając darmowej aplikacji rządowej. Nie musisz kupować drogich programów. Faktura wystawiona w systemie od razu trafia do klienta – nie musisz jej wysyłać pocztą ani mailem. To przyspieszy płatności, bo klient szybciej dostanie fakturę.
Są jednak też wyzwania. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza, że musisz nauczyć się obsługiwać nowy system lub kupić program, który będzie to robił za Ciebie. Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa pomoże Ci w organizacji pracy zespołu podczas wdrażania KSeF. Centralizacja procesu rejestracji faktur poprzez skierowanie ich do jednego, zunifikowanego systemu pozwala urzędom podatkowym lepiej kontrolować, kto ile zarabia. KSeF umożliwia automatyczne wykrywanie nieprawidłowości w fakturowaniu – system porówna Twoje faktury z fakturami Twoich klientów i sprawdzi, czy wszystko się zgadza.
Kto może korzystać z systemu – kto musi, a kto nie
Z krajowego systemu e-faktur mogą korzystać praktycznie wszyscy prowadzący biznes. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT mogą korzystać z krajowego systemu e-faktur od 2022 roku. Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT również mają możliwość wystawiania faktur przez system KSeF. Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP, mogą wystawiać e-fakturę w KSeF.
Ważne jest to, że system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będzie systemem funkcjonującym odrębnie od rozwiązań stosowanych w zamówieniach publicznych. KSeF faktury to coś innego niż faktury dla urzędów – to są dwa różne systemy.
Gdy KSeF stanie się obowiązkowy, wszyscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie przez system lub programy z nim zintegrowane. Data wystawienia faktury w systemie będzie automatycznie zapisana – nie będziesz mógł zmienić daty wstecz. Nabywca będzie mógł odbierać faktury bezpośrednio z systemu, zamiast czekać na pocztę.
Przygotowanie do obowiązkowego wdrożenia – co musisz zrobić
Masz czas do 2026 roku, żeby się przygotować. Pierwszy krok powinien obejmować analizę aktualnych procesów fakturowania oraz identyfikację niezbędnych zmian organizacyjnych. Musisz zdecydować: będziesz korzystać z bezpłatnej aplikacji podatnika KSeF, czy kupisz komercyjne rozwiązanie zintegrowane z KSeF.
Przeanalizuj swoje umowy z klientami – może będziesz musiał je zaktualizować, żeby uwzględnić elektroniczne faktury. Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi przygotować procedury obsługi faktur elektronicznych. Kompleksowa księgowość spółki z o.o. jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania firmy. To brzmi skomplikowanie, ale w praktyce oznacza, że Ty lub Twoja księgowa musicie nauczyć się obsługiwać nowy system. Fakturę będzie należało wystawić zgodnie z określonymi standardami technicznymi, a system automatycznie przyzna jej numer KSeF.
Umów się na bezpłatną konsultację księgową
Odpowiem na Twoje pytania i rozwieję wszystkie wątpliwości.
Najczęstsze pytania dotyczące systemu – co Cię niepokoi
Najczęściej przedsiębiorcy pytają: ile to będzie kosztować i co robić, gdy system nie działa?
Dobra wiadomość: podstawowa aplikacja podatnika KSeF będzie całkowicie bezpłatna, zapewniając dostęp do wszystkich kluczowych funkcjonalności. Koszty mogą pojawić się jedynie w przypadku wyboru komercyjnego oprogramowania oferującego dodatkowe możliwości – ale to Twój wybór, nie obowiązek.
Co z błędami w fakturach?
Faktury do systemu będą przesyłane w określonym formacie, a każdy błąd będzie mógł być skorygowany zgodnie z ustalonymi procedurami. System zapewnia automatyczne przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami – nie musisz się martwić o archiwum. System przewiduje mechanizmy umożliwiające wystawienie faktury w formie alternatywnej z obowiązkiem późniejszej rejestracji. W KSeF co to znaczy? Jak system padnie, możesz wystawić zwykłą fakturę, ale potem musisz ją wpisać do systemu. Odbiorcy faktury otrzymają automatyczne powiadomienia o nowych dokumentach dostępnych w systemie – Twoi klienci będą wiedzieć, że dostali fakturę.
Historia rozwoju i regulacje prawne – jak to wszystko się zaczęło
Od października do grudnia 2021 roku był prowadzony pilotaż z udziałem podatników, który umożliwił przetestowanie systemu w rzeczywistych warunkach. Pilotaż pokazał, że faktury ustrukturyzowane będą mogły sprawnie funkcjonować w obrocie gospodarczym obok tradycyjnych rozwiązań. To było jak test dla systemu – sprawdzenie, czy wszystko działa, zanim wprowadzimy to dla wszystkich.
Podstawą prawną funkcjonowania krajowego systemu e-faktur są przepisy 2 ustawy o VAT, która została nowelizowana w celu wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego.
Wprowadzenie KSeF stanie się obowiązkowe 1 stycznia 2027 r. dla wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą. Wprowadzenie jego oznacza, że tradycyjne faktury papierowe będą stopniowo wycofywane z obrotu gospodarczego. System został zaprojektowany jako ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie e-faktur zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Celem KSeF jest digitalizacja procesów oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego – proste mówiąc, żeby wszystko było cyfrowe i przejrzyste.
Podsumowanie – przyszłość fakturowania w Polsce
Krajowy System e-Faktur to wielka zmiana w polskim biznesie – przejście z papierowych faktur na cyfrowe. Przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia na 2026 rok daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przygotowanie infrastruktury. System będzie funkcjonował na zasadzie pośrednictwa krajowego systemu e-faktur, zapewniając centralne przetwarzanie wszystkich dokumentów. Główne korzyści to szybsze rozliczenia VAT, brak kosztów papieru i poczty oraz automatyczne księgowanie. Podatnik będzie mógł w pełni korzystać z możliwości systemu, wystawiając faktury elektroniczne w ustandaryzowanym formacie zgodnym z wymaganiami prawa podatkowego. Przygotuj się już teraz – sprawdź, jak działa dobrowolny system, i nie czekaj do ostatniej chwili!
