Przejdź do treści 
Zastanawiasz się nad formą opodatkowania dla swojej działalności gospodarczej i wszędzie słyszysz o ryczałcie? A może już prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy to rozwiązanie mogłoby być dla Ciebie korzystne? W tym artykule wyjaśnimy od podstaw, czym jest ryczałt ewidencjonowany, jak działa i dla kogo może być dobrym wyborem.
Ryczałt co to – definicja i podstawowe informacje
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to najprostsza forma opodatkowania działalności gospodarczej. W przeciwieństwie do zasad ogólnych czy podatku liniowego, gdzie płacimy podatek od dochodu, przy ryczałcie opodatkowaniu podlega przychód. To fundamentalna różnica, którą warto dobrze zrozumieć.
Czym różni się przychód od dochodu? Przychód to wszystkie pieniądze, które wpływają do Twojej firmy ze sprzedaży towarów lub usług. Dochód natomiast to przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Przykładowo, jeśli sprzedałeś usługę za 5 000 zł i poniosłeś koszty w wysokości 2 000 zł, Twój przychód wynosi 5 000 zł, a dochód 3 000 zł. Przy rozliczaniu ryczałtem nie odliczasz żadnych kosztów – podatek liczony jest od pełnej kwoty przychodu.
Stawka podatku zależy od rodzaju prowadzonej działalności i wynosi od 2% do 17%. To właśnie ta prostota i często niższe stawki niż w przypadku skali podatkowej sprawiają, że ryczałt jest popularnym wyborem wśród przedsiębiorców, szczególnie tych dopiero rozpoczynających swoją przygodę z biznesem.
Ryczałt co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy?
Jeśli zdecydujesz się na ryczałt, Twoja codzienność księgowa wygląda znacznie prościej niż przy prowadzeniu podatkowej książki. Nie musisz prowadzić pełnej księgowości ani podatkowej książki przychodów i rozchodów – zbierać i ewidencjonować każdego paragonu jako kosztu uzyskania przychodu. Zamiast tego prowadzisz ewidencję przychodów – dokument, w którym zapisujesz wszystkie przychody z działalności.
Rozliczenia z urzędem skarbowym mogą odbywać się co miesiąc lub co kwartał. Rozliczenie kwartalne jest dostępne dla przedsiębiorców, których przychody w roku poprzednim nie przekroczyły równowartości 200 000 euro (856 920 zł). To spore ułatwienie, które pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast co miesiąc martwić się o terminy płatności podatku.
Ewidencja przychodów przy ryczałcie – co musisz wiedzieć
Ewidencja przychodów to podstawowy dokument, który musisz prowadzić jako ryczałtowiec. Może mieć formę papierową lub elektroniczną – wybór należy do Ciebie. W praktyce większość przedsiębiorców korzysta dziś z programów komputerowych lub aplikacji księgowych, które automatyzują ten proces – to dobry kierunek, bo od 1 stycznia 2026 roku czynni podatnicy VAT, a od 1 stycznia 2027 roku wszyscy ryczałtowcy będą musieli prowadzić ewidencję elektronicznie
Wpisy w ewidencji powinny być dokonywane w porządku chronologicznym, najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu. Oznacza to, że na wykazanie przychodów z lutego masz czas do 20 marca. W ewidencji zapisujesz podstawowe informacje: datę uzyskania przychodu, numer dowodu (np. faktury), od kogo otrzymałeś płatność oraz kwotę.
Kto może wybrać ryczałt i jakie są warunki?
Ryczałt ewidencjonowany mogą wybrać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych i jawnych. Podstawowym warunkiem jest limit przychodów w roku poprzedzającym rok podatkowy – nie może on przekroczyć równowartości 2 milionów euro.
Kwotę tę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP, obowiązującego pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy (w 2025 roku limit ten wynosi 8 569 200 zł). Jeśli dopiero zaczynasz działalność gospodarczą, ten limit Cię nie dotyczy – możesz od razu wybrać ryczałt.
Warto wiedzieć, że wybór ryczałtu wiąże na cały rok podatkowy. Nie możesz w połowie roku zmienić zdania i przejść na inną formę opodatkowania. Dlatego decyzję warto przemyśleć i najlepiej skonsultować z księgowym, który pomoże ocenić, czy w Twoim przypadku ryczałt będzie opłacalny. Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze formy opodatkowania dla Twojej JDG, sprawdź naszą ofertę księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki, wszyscy wspólnicy muszą złożyć oświadczenie o wyborze ryczałtu – każdy we własnym urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania. To ważne, bo brak oświadczenia choćby jednego wspólnika uniemożliwia rozliczanie się tą formą.
Umów się na bezpłatną konsultację księgową
Odpowiem na Twoje pytania i rozwieję wszystkie wątpliwości.
Ryczałt co to za ograniczenia – kto nie może skorzystać?
Mimo że ryczałt jest dostępny dla szerokiego grona przedsiębiorców, istnieją pewne wykluczenia. Nie każdy rodzaj działalności może być opodatkowany ryczałtem. Z tej formy rozliczeń wykluczeni są między innymi właściciele aptek, lombardów, kantorów wymiany walut czy osoby zajmujące się handlem częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.
Nie mogą również skorzystać z ryczałtu przedsiębiorcy wytwarzający wyroby objęte podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elektrycznej z odnawialnych źródeł) oraz osoby prowadzące działalność w zakresie wolnych zawodów, które nie zostały wymienione w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Istnieje także ważne ograniczenie dotyczące byłych lub obecnych pracodawców. Jeśli zakładasz działalność gospodarczą i planujesz świadczyć usługi na rzecz swojego byłego lub obecnego pracodawcy, wykonując te same czynności, które robiłeś w ramach stosunku pracy, nie możesz wybrać ryczałtu. To zabezpieczenie ma przeciwdziałać sztucznemu przekształcaniu umów o pracę w umowy B2B wyłącznie w celu optymalizacji podatkowej.
Ryczałt co to za ograniczenia – kto nie może skorzystać?
Mimo że ryczałt jest dostępny dla szerokiego grona przedsiębiorców, istnieją pewne wykluczenia. Nie każdy rodzaj działalności może być opodatkowany ryczałtem, a niektóre sytuacje całkowicie uniemożliwiają wybór tej formy rozliczenia.
Poniższa tabela przedstawia wszystkie ograniczenia wynikające z art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
| Rodzaj ograniczenia | Szczegóły |
| Wykluczenia branżowe | Prowadzenie aptek, kantorów wymiany walut, handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, wytwarzanie wyrobów objętych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elektrycznej z OZE). |
| Inne formy opodatkowania | Osoby rozliczające się kartą podatkową lub korzystające z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego. |
| Zmiana formy działalności w ciągu roku | Zmiana z działalności jednoosobowej na spółkę z małżonkiem (lub odwrotnie), jeśli wcześniej rozliczałeś się na zasadach ogólnych – w tym samym roku nie można przejść na ryczałt. |
| Współpraca z byłym/obecnym pracodawcą | Świadczenie usług lub sprzedaż towarów na rzecz byłego/obecnego pracodawcy, gdy są to takie same czynności jak w ramach umowy o pracę (w roku poprzednim lub bieżącym). Uwaga: utrata prawa do ryczałtu następuje od momentu uzyskania takiego przychodu do końca roku. |
| Rozpoczęcie wykluczonej działalności w trakcie roku | Jeśli w poprzednim roku nie prowadziłeś działalności wykluczającej ryczałt, ale w bieżącym roku ją rozpoczynasz – tracisz prawo do ryczałtu od dnia uzyskania pierwszego przychodu z tej działalności. |
Kluczowa zasada dotycząca byłego pracodawcy: Jeśli Twoja działalność tylko częściowo pokrywa się z obowiązkami z umowy o pracę, ograniczenie nie obowiązuje. Decyduje tożsamość wykonywanych czynności.
Stawki ryczałtu – ile wynosi podatek?
Jedną z największych zalet ryczałtu jest przejrzystość stawek podatkowych. W 2025 roku obowiązuje dziesięć różnych stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% i 17%. Wybór stawki zależy wyłącznie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
Szczegółowy wykaz stawek przypisanych do konkretnych rodzajów działalności określa art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. W razie wątpliwości, która stawka dotyczy Twojej branży, warto skonsultować się z księgowym.
Stawka 3% obejmuje sprzedaż towarów i usług na rzecz ludności, z wyłączeniem niektórych rodzajów działalności objętych wyższymi stawkami.
Stawka 5,5% jest przeznaczona dla działalności usługowej, takiej jak gastronomia czy rzemiosło. Działalność produkcyjna w niektórych branżach również może korzystać z tej stawki. Stawki 8,5% używa się między innymi przy opodatkowaniu przychodów z najmu prywatnego do kwoty 100 000 zł rocznie.
Wyższe stawki – 12%, 12,5%, 15% i 17% – dotyczą przede wszystkim usług profesjonalnych. Dla przykładu, programiści i specjaliści IT często rozliczają się stawką 12%. Stawka 15% obejmuje szereg usług, które wcześniej były opodatkowane wyższymi stawkami. Najwyższa stawka 17% zastąpiła dawną stawkę 20% i dotyczy głównie wolnych zawodów.
Jeśli prowadzisz kilka rodzajów działalności, możesz płacić różne stawki ryczałtu dla każdego z nich. Wymaga to jedynie starannego rozdzielenia przychodów w ewidencji.
Ryczałt a VAT – czy można łączyć?
To jedno z najczęstszych nieporozumień wśród osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Ryczałt ewidencjonowany i VAT to dwa całkowicie różne podatki, które się wzajemnie nie wykluczają. Ryczałt to podatek dochodowy (taki sam jak PIT), natomiast VAT to podatek od towarów i usług.
Możesz być jednocześnie ryczałtowcem i czynnym płatnikiem VAT. Możesz też rozliczać się ryczałtem i korzystać ze zwolnienia z VAT (jeśli Twoje przychody nie przekraczają 200 000 zł rocznie). Wybór zależy od charakteru Twojej działalności i tego, z kim współpracujesz.
Warto też pamiętać, że jeśli jesteś płatnikiem VAT i ryczałtowcem jednocześnie, w ewidencji przychodów zapisujesz przychody pomniejszone o należny VAT. Jeśli więc wystawiłeś fakturę na 1 230 zł brutto (w tym 230 zł VAT), w ewidencji zapiszesz 1 000 zł.
Zalety i wady ryczałtu ewidencjonowanego
Jak każda forma opodatkowania, ryczałt ma swoje mocne i słabe strony. Zrozumienie ich pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
Do największych zalet należy prostota księgowości. Nie musisz prowadzić księgi podatkowej ani pełnej księgowości, zbierać wszystkich paragonów czy analizować, co można zaliczyć w koszty. Prowadzisz tylko ewidencję przychodów i tyle. To oznacza niższe koszty obsługi księgowej i mniej stresu związanego z formalnościami.
Kolejną zaletą są przejrzyste stawki podatkowe – w zależności od rodzaju działalności wynoszą od 2% do 17%. Dla działalności o niskich kosztach własnych, gdzie większość przychodu to faktyczny zarobek (np. usługi IT, doradztwo, grafika), ryczałt często okazuje się bardziej korzystny niż inne formy opodatkowania. Dodatkowo możesz rozliczać się kwartalnie zamiast miesięcznie, co poprawia płynność finansową – zwłaszcza gdy Twoje przychody są sezonowe lub nieregularne.
Z drugiej strony, ryczałt ma też pewne wady. Najważniejsza to brak możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Jeśli prowadzisz działalność, w której ponosisz wysokie koszty (np. kupujesz towary do odsprzedaży z niewielką marżą, wynajmujesz drogie biuro czy zatrudniasz wielu podwykonawców), ryczałt może być nieopłacalny. Podatek płacisz od całego przychodu, niezależnie od tego, ile faktycznie zarobiłeś. Nie możesz też rozliczać się wspólnie z małżonkiem ani korzystać z ulgi na dziecko.
Dla kogo ryczałt będzie najlepszym rozwiązaniem?
Ryczałt sprawdza się idealnie w działalnościach o niskich kosztach własnych. Jeśli Twoim głównym kapitałem jest wiedza i czas, a wydatki są minimalne, ryczałt może być strzałem w dziesiątkę.
Programiści, graficy, konsultanci, trenerzy, korepetytorzy – to wszystko przykłady zawodów, w których koszty działalności są niewielkie w porównaniu z przychodami. Kupujesz może laptop raz na kilka lat, opłacasz internet i oprogramowanie, ale to wszystko. Większość tego, co zarabiasz, to czyste wynagrodzenie za Twoją pracę i kompetencje.
Jeśli natomiast prowadzisz sklep internetowy z dużą ilością towaru, masz magazyn, zatrudniasz pracowników i ponosisz znaczne koszty operacyjne, ryczałt prawdopodobnie nie będzie dla Ciebie optymalny. W takim przypadku warto rozważyć zasady ogólne lub podatek liniowy, gdzie można odliczyć koszty.
Jak przejść na ryczałt – formalności krok po kroku
Jeśli dopiero zakładasz działalność gospodarczą, wybranie ryczałtu jest proste. W formularzu rejestracyjnym CEIDG-1 zaznaczasz odpowiednią opcję i już. Urząd skarbowy automatycznie uzna, że będziesz rozliczać się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Jeśli już prowadzisz działalność i chcesz zmienić formę opodatkowania na ryczałt, najprościej zrobić to przez portal CEIDG. Logujesz się, aktualizujesz wpis dotyczący formy opodatkowania, wybierasz ryczałt i wysyłasz wniosek elektronicznie. Termin to 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeśli pierwszy przychód miał miejsce w grudniu, możesz złożyć oświadczenie do końca roku.
Pamiętaj, że wybór ryczałtu obowiązuje przez cały rok podatkowy. Jeśli chcesz wrócić do zasad ogólnych lub przejść na podatek liniowy, możesz to zrobić dopiero od następnego roku. W tym celu musisz zaktualizować swój wpis w CEIDG przez portal biznes.gov.pl – zmieniasz formę opodatkowania i wysyłasz wniosek elektronicznie. Termin to 20 lutego danego roku.
Ryczałt co to za obowiązki rozliczeniowe?
Jako ryczałtowiec masz obowiązek wpłacać zaliczki na podatek miesięcznie lub kwartalnie – w zależności od wybranego trybu rozliczeń. Zaliczkę obliczasz samodzielnie, ustalając najpierw podstawę opodatkowania. Od uzyskanego przychodu odejmujesz zapłacone składki społeczne oraz połowę zapłaconej składki zdrowotnej. Od tak obliczonej kwoty mnożysz odpowiednią stawkę ryczałtu dla Twojej działalności, otrzymując kwotę podatku do zapłaty.
Przykładowo – w uproszczeniu, aby zrozumieć mechanizm – jeśli w danym miesiącu Twój przychód wyniósł 10 000 zł, zapłaciłeś składki społeczne (ZUS) w wysokości 1 500 zł oraz składkę zdrowotną 600 zł, to podstawa opodatkowania wyniesie 8 200 zł (10 000 zł minus 1 500 zł minus 300 zł, czyli połowa składki zdrowotnej). Przy stawce ryczałtu 12% podatek wyniesie 984 zł. W praktyce obliczenia mogą być bardziej złożone ze względu na zaokrąglenia i szczegółowe przepisy, ale pokazuje to ogólny sens wyliczeń.
Od przychodu, który uzyskałeś w danym miesiącu lub kwartale, odejmujesz zapłacone składki społeczne (ZUS) oraz połowę zapłaconej składki zdrowotnej. Otrzymana kwota to Twoja podstawa opodatkowania. Mnożysz ją przez odpowiednią stawkę ryczałtu i otrzymujesz podatek do zapłaty.
Termin wpłaty zaliczki to 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, którego dotyczy. Jeśli więc rozliczasz się za styczeń, zaliczkę wpłacasz do 20 lutego.
Po zakończeniu roku składasz zeznanie roczne na formularzu PIT-28. Termin to od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. W zeznaniu podsumowujesz wszystkie przychody z całego roku i rozliczasz się ostatecznie z fiskusem.
